Облік військовозобов'язаних на підприємстві: рекомендації для HR щодо звіряння облікових даних та перевірки стану персонального військового обліку
Незважаючи на те, що з моменту набрання чинності Порядком організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України № 1487 від 30 грудня 2022 року (далі – «Порядок»), пройшло достатньо часу, необхідність в роз'ясненні положень цього Порядку і досі виникає.
У попередніх публікаціях нами було надано рекомендації HR-менеджерам (1) щодо алгоритму дій під час прийняття на роботу та звільнення працівників в межах ведення військового обліку, а також (2) щодо ведення персонального військового обліку (далі – «ПВО») на підприємстві незалежно від форми його власності.
У цій статті ми проаналізуємо вимоги Порядку щодо звіряння облікових даних, перевірки стану ПВО на підприємстві та надамо основні роз'яснення й рекомендації з цих питань.
Перш за все, слід зауважити, що Порядком передбачається декілька контрольних заходів щодо стану ПВО на підприємстві:
Більш детальний аналіз зазначених заходів наведений нижче.
Блок 1. Звіряння облікових даних на підприємстві
Під обліковими даними призовників, військовозобов’язаних та резервістів слід розуміти дані, зазначені щодо них у списках ПВО.
З огляду на п. 45 Порядку, звіряння облікових даних на підприємстві включає в себе наступні складові:
- Звіряння облікових даних списків ПВО з їх військово-обліковими документами відповідно до графіка звіряння, затвердженого керівником підприємства. Під час звіряння перевіряються наявність та стан військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних та резервістів. Доцільно під час проведення такого звіряння отримувати від працівників письмове підтвердження про відсутність змін в їхніх облікових даних. Також доцільним є ведення журналу проведення внутрішніх звірянь.
- Внесення до списків ПВО змін облікових даних, виявлених під час звіряння, у п’ятиденний строк з дня проведення такого звіряння.
- Надсилання до 5 числа кожного місяця до Компетентних органів повідомлення про зміну облікових даних (у разі наявності) за попередній місяць за формою, встановленою Додатком 4 до Порядку.
Блок 2. Звіряння облікових даних у Компетентному органі
З метою проведення звіряння облікових даних у Компетентному органі спочатку необхідно здійснити підготовчі дії.
Так, з огляду на п. 34 Порядку, підприємство здійснює приймання від призовників, військовозобов’язаних та резервістів під розписку оригіналів їх військово-облікових документів для подання таких документів до відповідних Компетентних органів з метою їх звіряння з обліковими даними.
Розписка заповнюється на бланку згідно з формою, затвердженою Додатком 7 до Порядку, та підписується особою, яка прийняла на зберігання військово-обліковий документ. Розписка повинна містити інформацію про:
- номер розписки;
- прізвище, ім'я, по батькові, рік народження та військове звання особи, чий військово-обліковий документ було прийнято на зберігання;
- мету прийняття на зберігання військово-облікового документа;
- строк дії розписки;
- прізвище, ім'я, по батькові та посаду особи, яка прийняла на зберігання військово-обліковий документ.
Бланки розписок формуються у блокноти обсягом не менше 50 аркушів. Використані та повернуті призовниками, військовозобов’язаними та резервістами розписки про приймання військово-облікових документів зберігаються протягом року до наступного звіряння облікових даних.
Після отримання оригіналів військово-облікових документів працівників здійснюється безпосереднє звіряння облікових даних у Компетентному органі, що включає, з огляду на п. 46 Порядку, наступні дії:
Звіряння облікових даних у Компетентному органі здійснюється періодично, але не рідше одного разу на рік (п. 34 Порядку).
Блок 3. Перевірка стану ПВО на підприємстві
Відповідно до п. 80 Порядку, перевірка стану ПВО на підприємстві здійснюється ТЦК відповідно до планів, затверджених розпорядженнями голів відповідних районних, районних у м. Києві та м. Севастополі держадміністрацій, міських голів.
Строки здійснення перевірки відрізняються залежно від наявності у підприємства певних характеристик:
Перевірка стану організації та ведення ПВО на підприємстві проводиться за питаннями, визначеними у Додатку 31 до Порядку. Питання перевірки доводяться до підприємств, що включені до відповідних планів перевірки, не пізніше ніж за десять днів до її початку (п. 82 Порядку).
Результати перевірки оголошують голови комісій (заступники голови комісії), що проводять перевірку. Такі результати підлягають внесенню до журналу обліку результатів перевірки.
(!) Звертаємо увагу, що ведення та зберігання такого журналу є обов'язком підприємства з огляду на п. 34 Порядку.
Якщо за результатами проведення перевірки на підприємстві було виявлено недоліки, тоді керівники таких підприємств організовують та забезпечують їх усунення. Про вжиті заходи та усунення недоліків керівники підприємств інформують у тридцятиденний строк з дня отримання результатів перевірки керівника органу, підприємства, установи та організації, що проводив перевірку (пп. 85-86 Порядку).
Згідно з п. 83 Порядку, у разі неможливості виконання відповідних планів з перевірки внаслідок обставин непереборної сили, можливе проведення документальної перевірки шляхом надсилання до підприємства письмового запиту щодо отримання інформації, перелік якої визначено п. 17 Додатка 31 до Порядку, зокрема:
- положення про підрозділ, функціональні обов’язки (інструкції) посадових осіб, які визначені відповідальними за організацію та ведення військового обліку, а також організацію бронювання військовозобов’язаних на період мобілізації та на воєнний час;
- копії наказу про призначення посадових осіб, відповідальних за ведення військового обліку;
- списків ПВО;
- списків військовозобов’язаних та резервістів, яким видано мобілізаційні розпорядження;
- списків військовозобов’язаних, які заброньовані на період мобілізації та на воєнний час;
- відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів;
- інших документів з питань військового обліку.
Нагадуємо, що Порядок містить низку інших зобов'язань, що можуть бути покладені на HR-менеджера як на особу, відповідальну за ведення ПВО на підприємстві. Мова йде, зокрема, про обов'язок оповіщення працівників про їх виклик за повісткою, що буде нами детально розглянуто у наступній статті.
Дарія Шепель, молодший юрист
Вікторія Ганжело, юрист
Лідія Санжаровська, радник
