ru uk en
LIFE SCIENCES LAWYERS | UKRAINE & CIS
Menu

ПРАВОВОЙ АЛЬЯНС — юридическая компания, сопровождающая бизнес-интересы национальных, иностранных и международных компаний на территории Украины и ряда стран СНГ.

НАШИ КЛИЕНТЫ представляют индустрии фармацевтики, медицинских изделий, товаров народного потребления, медицины, косметики, парафармацевтики, химии, биотехнологии, сельского хозяйства и продуктов питания.

ВЕДУЩИЕ АССОЦИАЦИИ — AIPM Ukraine, APRaD и Комитет здравоохранения Европейской Бизнес Ассоциации избрали Правовой Альянс своим юридическим советником.

Стандартизация процессов в юридической компании

Бежевец Алексей, партнер ЮК “Правовой Альянс”

Каждый бизнес, в т.ч. по предоставлению юридических услуг, на определенном этапе развития пытается навести порядок в своих бизнес процессах. Это предполагает упорядочивание планирования, контроля, операций, контактов, документооборота, введение правил и стандартов. Очередной виток упорядочение может привести к рассмотрению возможности и целесообразности стандартизации по стандартам ISO.

Уже не одна и не две украинские юридические фирмы сертифицировали свою деятельность по стандарту ISO 9001. В этой статье я хочу поделиться скромным опытом нашей компании, который, я надеюсь, пригодится коллегам.

Уже несколько лет подряд мы целенаправленно выделяем бизнес-процессы и упорядочиваем правила и алгоритмы деятельности. Как по мне, совершенству нет предела, поэтому процесс улучшения и адаптации к текущим потребностям и стратегии развития является постоянным. До принятия решения по внедрению системы менеджмента качества, соответствующей требованиям международного стандарта ISO 9001: 20080, мы уже внедрили: ежегодное планирование и формы управленческой отчетности, финансовый план, маркетинговый план, IT план, HR систему, CRM решения на основе программного продукта, внутренние правила и инструкции. Желание скоординировать все правила и системы в одну слаженную систему привело нас к вопросу стандартизации по стандарту ISO 9001.

Процесс неспешной, но достаточно кропотливой подготовки к сертификационному аудиту занял полгода и состоялся в соответствии с планом. Заранее отмечу, что выбор специалиста, который подготовит компанию к аудиту, является чрезвычайно важным. Нам в этом плане повезло (мы воспользовались советом друзей), и процесс подготовки занял минимум нервов и допустимое количество ресурсов.

Элементы системы менеджмента качества в каждой фирме могут, конечно, отличаться. Однако, основными, по моему опыту, являются:

1. Руководство по качеству и политика в области качества (определяет базовые понятия и структурные элементы системы, ответственность руководства, менеджмент ресурсов, процессы жизненного цикла услуг, основы измерения, анализа и улучшения).

В общем, этот документ является базовым, формальным, должен нести ключевую идею. При этом завершать его наполнение, учитывая динамику самого процесса подготовки всей документации, стоит уже в конце подготовки к сертификационному аудиту.

2. Перечень процессов, необходимых для системы менеджмента качества, и их применение на фирме.

Определение перечня таких процессов является важным этапом, поскольку от правильности определения этого перечня зависит полнота и внутренняя согласованность всех процедур, которые будут внедряться.

3. Определена последовательность и взаимодействие этих процессов (различные документированные процедуры), с определенным критериям и методами, которые необходимы для обеспечения результативности, как при осуществлении, так и управлении этими процессами.

В перечень таких документированных процедур могут, в частности, входить:

  • Управление документацией
  • Правила оформления документации
  • Управление персоналом
  • Организация маркетинговых работ
  • Реализация проектов
  • Внутренний аудит
  • Закупки
  • Управление несоответствиями в услугах и т.д.

Каждая из таких процедур является формализованным документом, который связан с другими процедурами и вместе с ними составляет согласованную систему управления качеством. Так, например, для определения необходимых средств управления документами разрабатываются процедуры управления документацией и правила оформления документации, в которых определяется порядок:

  • проверки документов на адекватность до их выпуска;
  • анализа и актуализации по мере необходимости и просмотра документов;
  • идентификации изменений и статуса пересмотра документов;
  • обеспечение наличия соответствующих версий документов на местах их применения;
  • обеспечение сохранности документов четкими;
  • обеспечение идентификации документов и управление их рассылкой;
  • предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.

Отмечу, что подготовка всех процедур (их количество для юридической фирмы, в моем понимании, должна колебаться в пределах 10-20) занимает львиную долю времени и требует привлечения всех сотрудников, задействованных в основных процессах компании. В нашей фирме в процесс подготовки процедур (в соответствующей части) был привлечен весь административный персонал, партнеры, советники, маркетинговый отдел, отдельные старшие юристы.

4. Перечень документации системы менеджмента качества, которая может включать себя следующие виды:

  • Документированные процедуры;
  • Формы записей;
  • Должностные инструкции;
  • Документация юридических дел;
  • Нормативно-правовые акты;
  • Техническая документация на компьютерную технику и программные средства;
  • Фирменные бланки;
  • Приказы;
  • Входящая и исходящая корреспонденция;
  • Договорная документация.

5. Представитель руководства.

Требованиям стандарта предусмотрено, что руководство юридического лица должен определить из своего состава и назначить приказом представителя руководства по системе менеджмента качества, который, кроме других возложенных на него обязанностей, несет ответственность и имеет полномочия, распространяющиеся на:

  • обеспечение разработки, внедрения и поддержания в рабочем состоянии процессов системы менеджмента качества;
  • предоставление отчетов руководству о функционировании системы менеджмента качества, и необходимость улучшения;
  • содействие распространению понимания требований клиентов по Компании.

Ответственность и полномочия такого представителя также включает поддержку связей с внешними организациями по вопросам, касающимся системы менеджмента качества.

6. Система управления остями в услугах.

Для оперативного управления несоответствий в услугах в компании должен быть внедрен и поддерживаться процесс Управление несоответствиями в услугах, в рамках которого обеспечивается, чтобы услуга, которая не соответствует требованиям, была своевременно скорректирована. Записи о характере несоответствий и любых последующих выполненных действиях, включая полученные разрешения на отклонения, поддерживаются в рабочем состоянии. Все рекламации, претензии, замечания, поступившие от клиентов, регистрируются. Они подлежат дальнейшему анализу со стороны руководства и исполнителей с документированием и принятием мер, о чем сообщается заявителю.

7. Внутренний аудит.

В компании с запланированной периодичностью (раз в квартал) проводятся внутренние аудиты для определения, насколько система менеджмента качества:

  • соответствует запланированным мероприятиям, требованиям стандарта ISO 9001: 2008 "Системы менеджмента качества. Требования" и требованиям к системе менеджмента качества, разработанным компанией;
  • внедрена результативно и поддерживается в рабочем состоянии.

Проведение аудитов планируется с учетом сложности и важности процессов, проверяются, а также результатов предыдущих аудитов. Критерии аудита, объем, периодичность устанавливаются для каждого аудита. Выбор аудиторов и методы проведения аудитов обеспечивают объективность и беспристрастность процесса аудита. Также при организации внутренних аудитов обеспечивается выполнение обязательного требования - аудиторы не проверяют свою собственную работу.


Для проведения внутренних аудитов в компании сформирована группа внутренних аудиторов. Все аудиторы прошли теоретическую и практическую подготовку и постоянно повышают уровень своей подготовки для обеспечения проведения внутренних аудитов с максимальной пользой для функционирования и развития системы менеджмента качества. Внутренним аудитам подлежат все структурные единицы компании и все процессы системы менеджмента качества.
1540

Если Вы заметили ошибку, пожалуйста, выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить о ней